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Die Einführung der neuen elektronischen Patientenakte erfolgt schrittweise und ist für Praxen zunächst freiwillig. Seit dem 29. April können Ärzt:innen, Psychotherapeut:innen und Praxismitarbeitende die ePA zunächst ausprobieren, sobald sie das ePA-Modul für das PVS erhalten haben und bevor die ePA Pflicht wird. Ab dem 1. Oktober 2025 sind Ärzt:innen und Psychotherapeut:innen dann verpflichtet, die ePA zu nutzen und mit Arztbriefen, Befundberichten und anderen Dokumenten zu befüllen. 

Die Hersteller für Praxisverwaltungssysteme (PVS) stellen den Praxen ein ePA-Modul für ihr PVS zur Nutzung der neuen ePA bereit. Laut gematik kann der Prozess mehrere Wochen dauern. Einige werden die ePA sofort anwenden können. In anderen Fällen muss das Modul noch installiert, freigeschaltet oder erst bereitgestellt werden. 

Zuvor startete zum 15. Januar 2025 die Erprobungsphase in ausgewählten Praxen der Modellregionen Franken, Hamburg sowie in Teilen Nordrhein-Westfalens (KV-Regionen). Zugleich haben die gesetzlichen Krankenkassen für alle Versicherten, die nicht widersprochen haben, eine ePA angelegt. Aber auch später ist jederzeit ein Widerspruch möglich.

Viele Funktionen und Anwendungen werden zum Start der neuen ePA noch nicht bereitstehen, wie beispielsweise der elektronische Impfpass oder der Mutterpass.

Zudem können Daten aktuell nur als PDF/A eingestellt werden, die Größe ist zudem auf 25 MB beschränkt. Aus diesem Grund werden Praxen nicht alles von Beginn an in die ePA hochladen können.
 

Die elektronische Medikationsliste (eML) gehört zu den ersten Anwendungen der neuen ePA. Die Liste enthält alle Arzneimittel, die Ärzt:innen ihren Patient:innen nach Anlegen der neuen ePA per E-Rezept verordnen und die von der Apotheke abgegeben werden. 

Die Verordnungs- und Dispensierdaten fließen dabei automatisch vom E-Rezept-Server, auf dem die Rezepte liegen, in die ePA der Patientin bzw. des Patienten ein. Dies bedeutet, dass sich die Medikationsliste nach und nach befüllen wird. 
Ärzt:innen und Psychotherapeut:innen erhalten damit eine zusätzliche Informationsquelle und sehen darüber hinaus, ob ein Rezept tatsächlich eingelöst wurde.

Die Medikationsliste enthält vornehmlich verschreibungspflichtige Arzneimittel, für die die gesetzlichen Krankenkassen die Kosten übernehmen. Denn nur diese müssen momentan per E-Rezept verordnet werden (Ausnahme: Verordnungen bei Haus- und Pflegeheimbesuchen). Möglich, aber nicht verpflichtend sind E-Rezepte außerdem für OTC-Präparate, für Privatverordnungen oder Verordnungen auf dem grünen Rezept.

In der nächsten Ausbaustufe der ePA (geplant März 2026) soll der Medikationsplan in die ePA umziehen und auch Daten zur Prüfung der Arzneimitteltherapiesicherheit wie Körpergewicht oder Allergien enthalten. 
 

Praxen nutzen die ePA über ihr Praxisverwaltungssystem. Dafür benötigen sie ein aktuelles ePA-Modul (Version 3.0). Zudem müssen sie an die Telematikinfrastruktur (TI) angeschlossen sein.

• Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI)
• Konnektor Stufe PTV4+ oder höher
• PVS-Modul ePA 3.0

Es gibt aktuell drei Gebührenordnungspositionen (GOP), die Ärzt:innen und Psychotherapeut:innen für die Befüllung einer ePA abrechnen können.

Erstbefüllung: GOP 01648 (89 Punkte/2025: 11,03 Euro)
Nur berechnungsfähig, wenn noch kein anderer Arzt, Zahnarzt oder Psychotherapeut in einer Praxis oder einem Krankenhaus einen Befund oder ein anderes Dokument eingestellt hat (E-Rezepte zählen nicht dazu). Sektorenübergreifend nur einmal je Patient:in berechnungsfähig (nicht neben GOP 01647 und 01431)

Weitere Befüllung: GOP 01647 (15 Punkte/2025: 1,86 Euro)
Zuschlag zur Versicherten-, Grund- oder Konsiliarpauschale, zu den GOP 01320, 01321 (Ermächtigte), GOP 30700 (Schmerztherapie) sowie zu den Leistungen des Abschnitts 1.7 (ausgenommen in-vitro-diagnostische Leistungen), einmal im Behandlungsfall berechnungsfähig (nicht neben GOP 01648)

Weitere Befüllung ohne persönlichen Patienten-Kontakt (auch nicht per Video)
GOP 01431 (3 Punkte/2025: 37 Cent) Zuschlag zu den GOP 01430, 01435 oder 01820, im Behandlungsfall nur neben diesen und keinen anderen GOP berechnungsfähig, bis zu viermal im Arztfall berechnungsfähig (nicht mehrmals am Behandlungstag)

Vor dem Hintergrund der neuen Aufgaben, die mit der neuen ePA auf die Praxen zukommen, wird der Bewertungsausschuss die Leistungen auf Anpassungen überprüfen. Mögliche Anpassung sollen dann ab 1. Juli 2025 gelten.

Zur bundesweiten Einführung der „ePA für alle“ stellt die KBV ein Starterpaket für Praxen bereit. Es soll Praxisteams bei der Nutzung der ePA unterstützen.

Für alle, die die wichtigsten Informationen rund um die neue ePA gebündelt wünschen, empfiehlt sich das KBV-Serviceheft in der Reihe PraxisWissen.

• Serviceheft in der Reihe PraxisWissen mit allen wichtigen Informationen rund um die ePA (Stand: 28.04.2025, PDF, 1.1 MB)
• Infoblatt für den täglichen Gebrauch: Vom Befüllen bis zur Abrechnung (Stand: 28.04.2025, PDF, 69 KB)
• Schaubild zur ePA in der Praxis (Stand: 28.04.2025, PDF, 93 KB)

Zur Information der Patient:innen bietet die KBV den Praxen eine Patienteninformation und mehrere Poster zum Ausdrucken an. So können Praxen, die die ePA noch nicht befüllen und Praxen, welche die ePA bereits nutzen, mit entsprechenden Aushängen darauf hinweisen. Alle Materialien enthalten einen Hinweis (mit QR-Code), dass bei Fragen rund um die ePA die Krankenkassen weiterhelfen.

• Poster: Unsere Praxis steht demnächst für Sie bereit (Stand: 28.04.2025, PDF, 71 KB)
• Poster: Unsere Praxis steht für Sie bereit (Stand: 28.04.2025, PDF, 70 KB)
• Poster: Krankenkasse hilft bei Fragen zur ePA (Stand: 28.04.2025, PDF, 47 KB)
• Poster: Diese Daten stellt unsere Praxis ein (Stand: 28.04.2025, PDF, 62 KB)
• Patienteninformation zum Auslegen im Wartezimmer (Stand: 28.04.2025, PDF, 61 KB)

Im Fortbildungsportal der KBV steht eine Online-Fortbildung zur neuen ePA für interessierte Mitglieder zur Verfügung. Die Teilnahme an der von der Ärztekammer Berlin mit sechs CME-Punkten zertifizierten Fortbildung ist kostenfrei und kann terminunabhängig absolviert werden.