Information zum Datenschutz – 
Online-Meetings (Zoom)

Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben hat einen hohen Stellenwert für uns. Nachfolgend möchten wir Sie gemäß Artt. 13, 14 DSGVO über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Online-Meetings, Webinaren und/oder sonstigen Online-Formaten und der Nutzung der Videokommunikationssoftware „Zoom“ informieren.

Verantwortlicher

Kassenärztliche Vereinigung Berlin
Masurenallee 6 A
14057 Berlin
E-Mailkvbe@kvberlin.de

Hinweis: Soweit Sie die Webseite des Anbieters aufrufen, ist der Anbieter für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Webseite ist jedoch nur erforderlich, um die ggf. benötigte Software für die Nutzung des Videokommunikations-Dienstes herunterzuladen.

Datenschutzbeauftragter

Unser Datenschutzbeauftragter und unsere Datenschutzkoordinatorin stehen Ihnen gerne für Auskünfte oder Anregungen zum Thema Datenschutz zur Verfügung:

E-Maildatenschutz@kvberlin.de

Verwenden Sie bitte diese E-Mail-Adresse, wenn Sie Ihre Rechte geltend machen oder ganz allgemein eine Frage zur Verarbeitung Ihrer Daten durch die Kassenärztliche Vereinigung haben.

Wenn Sie sich vertraulich an unseren Datenschutzbeauftragten wenden möchten, wenden Sie sich mit Ihrem Anliegen bitte an die Adresse:

datenschutz nord GmbH
Zweigstelle Berlin-Charlottenburg
Kurfürstendamm 212
10719 Berlin
E-Mailoffice@datenschutz-nord.de

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Wir nutzen die Videokommunikationssoftware „Zoom“, um Online-Meetings, Videokonferenzen, Webinare und sonstige Online-Formate durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Zoom“ ist ein Dienst der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

Bei Teilnahme an einem Online-Meeting können diese Kategorien von personenbezogenen Daten Gegenstand der Verarbeitung sein:

• Angaben zu Ihrer Person: Vorname, Nachname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Passwort, Profilbild, Abteilung
• Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung, Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/ Hardware-Informationen
• bei Aufzeichnungen: MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei aller Online-Meeting-Chats
• bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit, ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden
• Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktion zu nutzen. Hierbei werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer des Online-Meetings die Daten des Mikrofons und/ oder der Videokamera Ihres Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera und/ oder das Mikrofon jederzeit über die Webmeeting-Software des Anbieters deaktivieren bzw. stummschalten.

Die genannten Daten verwenden wir zur Durchführung von Online-Meetings. Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen dies vorab mitteilen und Ihre Einwilligung einholen. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen in der Webmeeting-Software angezeigt. Wenn es zur Protokollierung der Ergebnisse eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Texteingaben protokollieren. Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren die gestellten Fragen der Teilnehmer weiterverarbeiten.

Rechtsgrundlagen für die beschriebenen Datenverarbeitungen sind Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Wahrnehmung berechtigter Interessen, basierend auf unserem Interesse, Online-Meetings effizient zu gestalten und durchzuführen) und in den relevanten Fällen Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 BDSG bzw. Art. 6 Abs 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses).
 

Datenempfänger

Inhalte aus Online-Meetings stehen allen Teilnehmern zur Verfügung. Zudem hat Zoom Zugang zu Ihren Daten, soweit dies im Rahmen der Auftragsverarbeitung vorgesehen ist. Im Übrigen behandeln wir Ihre Daten selbstverständlich vertraulich und übermitteln sie nicht an Dritte.

Zoom ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Bei den USA handelt es sich um ein Drittland außerhalb der Europäischen Union. Länder außerhalb der Europäischen Union handhaben den Schutz von personenbezogenen Daten anders als Länder innerhalb der Europäischen Union. Es gibt aktuell keinen Beschluss der EU-Kommission, dass Drittländer allgemein ein angemessenes Schutzniveau bieten. Die Datenverarbeitung kann dabei auch außerhalb der EU bzw. des EWR stattfinden. Für Zoom Video Communications, Inc. sowie ihre weiteren US-Tochtergesellschaften liegt ein EU-Angemessenheitsbeschluss in Form der Zertifizierung nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework vor. Wir haben mit Zoom Video Communications, Inc. zudem den von der EU-Kommission für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Drittländern bereitgestellten Datenschutzvertrag (EU-Standarddatenschutzklauseln gem. Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) geschlossen, um das Datenschutzniveau zusätzlich zu sichern. Eine Kopie dieses Datenschutzvertrags können Sie unter den oben angegebenen Kontaktdaten anfordern.

Dauer der Datenspeicherung

Soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen, werden Ihre Daten gelöscht, sobald sie für den Zweck, zu dem wir sie erhoben haben, nicht mehr erforderlich sind. Im Fall von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erfolgt die Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungspflichten.

Pflicht zur Bereitstellung der Daten?

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Einige der genannten Daten sind jedoch zur Durchführung eines Online-Meetings erforderlich. Ohne die Mitteilung der zur Durchführung eines Online-Meetings benötigten Daten können Sie an dem Online-Meeting nicht teilnehmen. Die Mitteilung anderer Daten ist freiwillig, kann aber für die Nutzung von bestimmten Services erforderlich sein. Wir informieren Sie bei der Eingabe von Daten, wenn die Bereitstellung für den jeweiligen Service oder die jeweilige Funktion erforderlich ist. Diese Daten sind als Pflichtfelder gekennzeichnet. Bei erforderlichen Daten hat die Nichtbereitstellung zur Folge, dass der betreffende Service oder die betreffende Funktion nicht erbracht werden kann. Bei optionalen Daten kann die Nichtbereitstellung zur Folge haben, dass wir das Online-Meeting nicht in gleicher Form und gleichem Umfang wie üblich erbringen können.

Ihre Rechte

Betroffene Personen haben das Recht auf Auskunft über die sie betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO) sowie auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO) oder auf Löschung, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt, z.B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden. Es besteht zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt und in den Fällen des Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit. Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art. 7 DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Ein Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht. Jede betroffene Person hat zudem das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt (Art. 77 DSGVO).

Widerspruchsrecht

In Fällen, in denen wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die gegenüber Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.