Die bundesweite Einführung der „elektronischen Patientenakte (ePA) für alle“ hat begonnen. Für Ärzt:innen und Psychotherapeut:innen ist die Nutzung der ePA zunächst freiwillig, bevor die Nutzung ab Oktober Pflicht wird.

• Seit 29. April 2025: Die freiwillige Nutzung der ePA in den Praxen beginnt.
• Die Anbieter für Praxisverwaltungssysteme (PVS) stellen den Praxen ein ePA-Modul für ihr PVS zur Nutzung der ePA bereit. Laut gematik kann der Prozess, bis alle Praxen ein ePA-Modul haben, mehrere Wochen dauern.
• 1. Oktober 2025: Ärzt:innen und Psychotherapeut:innen sind verpflichtet, die ePA zu nutzen und mit Daten zu befüllen. Für Praxen, die die ePA nicht einsetzen können, sind bis Ende 2025 keine Sanktionen vorgesehen.
   

Die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) stellt zur bundesweiten Einführung der „ePA für alle“ ein Starterpaket für Praxen bereit. Es soll Praxisteams bei der Nutzung der ePA unterstützen. Teil des Pakets sind unter anderem Poster für das Wartezimmer.

So können Praxen, welche die ePA noch nicht befüllen, mit einem Aushang darauf hinweisen – ebenso, wenn diese die ePA bereits nutzen. Alle Materialien enthalten einen Hinweis (mit QR-Code), dass bei Fragen rund um die ePA die Krankenkassen weiterhelfen. Ein weiteres Poster führt auf, welche Dokumente und Daten Praxen einstellen müssen und dass Patient:innen bei sensiblen Daten das Recht zum Widerspruch haben. Denn Praxen sind verpflichtet, ihre Patienten darüber zu informieren – mündlich oder per Aushang.
 

Das KBV-Serviceheft in der Reihe „PraxisWissen“ fasst alles Wichtige kompakt und übersichtlich zusammen – von der Einsichtnahme bis zum Befüllen der elektronischen Patientenakte (ePA). Fragen zur Informations- und Dokumentationspflicht werden ebenso beantwortet wie Fragen zu rechtlichen Aspekten und den Widerspruchsmöglichkeiten von Versicherten. Vorgestellt wird außerdem, wie Patient:innen ihre ePA nutzen können. Das neue Serviceheft ist auch Teil des ePA-Starterpakets. Um die Druckfassung des KBV-Servicehefts herunterzuladen, müssen Sie im Mitgliederbereich der KV-Website eingeloggt sein.
 

Sie sind startklar für die „ePA für alle“! Wir laden Sie herzlich ein, Ihre Praxis-Erfahrungen mit uns zu teilen. Senden Sie uns eine kurze E-Mail mit dem Betreff „ePA für alle – Feedback“ an digital.health@kvberlin.de. Nach Ihrer Rückmeldung kommen wir gesondert auf Sie zu.
 

Eine mit dem Bundesgesundheitsministerium abgestimmte Richtlinie von April dieses Jahres regelt den Umgang mit der ePA für Kinder und Jugendliche unter 15 Jahren. Ärzt:innen und Psychotherapeut:innen sind demnach nicht verpflichtet, Informationen in der ePA zu dokumentieren, sofern dem erhebliche therapeutische Gründe entgegenstehen und dadurch das Kindeswohl gefährdet oder der wirksame Schutz des Kindes oder Jugendlichen beeinträchtigt werden könnte. Wenn der oder die Jugendliche das 15. Lebensjahr vollendet, kann er oder sie eigenverantwortlich über die Nutzung und den Inhalt der ePA entscheiden.
 

Für die ePA gibt es aktuell drei Gebührenordnungspositionen (GOP), die Praxen abrechnen können, insbesondere für die Erfassung, Verarbeitung und/oder Speicherung medizinischer Daten:

• Erstbefüllung: GOP 01648 (89 Punkte/2025: 11,03 Euro)
• Weitere Befüllung: GOP 01647 (15 Punkte/2025: 1,86 Euro)
• Weitere Befüllung ohne persönlichen Arzt-Patienten-Kontakt (auch nicht per Video): GOP 01431 (3 Punkte/2025: 37 Cent)

Weiterführende Informationen: ePA-Themenseite der KV Berlin

GOP sollen überprüft werden

Mit der neuen ePA kommen neue Aufgaben auf die Praxen zu. Die KBV fordert eine angemessene Vergütung für diese Aufgaben, allerdings lässt sich der Aufwand bislang nur schätzen. Die KBV hat deshalb mit dem GKV-Spitzenverband vereinbart, die Vergütung von Leistungen im Zusammenhang mit der ePA in der ersten Jahreshälfte 2025 zu überprüfen. Mögliche Anpassung sollen dann ab 1. Juli 2025 gelten.
 

Im Fortbildungsportal der KBV steht eine Online-Fortbildung zur neuen ePA für interessierte Mitglieder zur Verfügung. Die Teilnahme an der von der Ärztekammer Berlin mit sechs CME-Punkten zertifizierten Fortbildung ist kostenfrei und kann terminunabhängig absolviert werden.
 

Die Hersteller der Praxisverwaltungssysteme (PVS) sind verpflichtet, für die ePA 3.0 ihre Software von der gematik zertifizieren zu lassen. Nur Systeme, die das Verfahren zur Konformitätsbewertung (KOB) erfolgreich durchlaufen haben, dürfen künftig auch für die Abrechnung eingesetzt werden. Die Kassenärztliche Bundesvereinigung hat in Abstimmung mit dem Bundesgesundheitsministerium erreicht, dass Praxen bis Ende 2025 ihre Abrechnung auch mit einem PVS machen dürfen, dass noch kein KOB-Zertifikat hat. 
 

Weiterführende Informationen stehen auf der ePA-Themenseite der KV Berlin zur Verfügung, darunter zum Zeitplan zur ePA-Einführung, zur elektronischen Medikationsliste und weiteren Ausbaustufen sowie der erforderlichen technischen Ausstattung von Praxen und zur Vergütung der ePA.
 

Ärztliche und psychotherapeutische Praxen können an einer exklusiven Führung in der DEMO E-Health Showpraxis teilnehmen. Die Führungen bieten einen persönlichen Raum, um sich gemeinsam über die neuesten Entwicklungen zu informieren und die Möglichkeiten von Digitalisierung für die eigene Praxis auszuloten. Termine sind direkt über den Buchungskalender buchbar. Die Führungen sind kostenfrei.