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Datenschutzhinweise Bewerbermanagementsystem der KV Berlin

Datenschutzhinweise für die Nutzung des Bewerbermanagementsystems der KV Berlin

Der Schutz und vertrauensvolle Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten genießt während des Bewerbungsprozesses für uns und für die in unserem Auftrag handelnde Firma BITE GmbH, mit der wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen haben, einen hohen Stellenwert. Im Folgenden erläutern wir, welche Daten wir während des Bewerbungsverfahrens erfassen und wie diese weiter erarbeitet werden. Hinsichtlich weiterer Informationen über die Speicherung von Angaben bei Besuch unserer Websites, insbesondere bezüglich technischer Nutzungsdaten, verweisen wir auf unsere allgemeine Datenschutzerklärung. 

1. Zweck der Datenverarbeitung 

Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Personalauswahlverfahren 

2. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO 

Kassenärztliche Vereinigung Berlin KdöR 
Masurenallee 6 A 
14057 Berlin 
 

3. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten 

Unser Datenschutzbeauftragter steht Ihnen gerne für Auskünfte oder Anregungen zum Thema Datenschutz zur Verfügung: 

Telefon: +49 30 31003-435 / -403 

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung personenbezogener Daten 

Ihre Daten werden für das Personalauswahlverfahren benötigt. Unterstützend wird hierbei eine Bewerbermanagementsoftware eingesetzt, wobei jedoch Entscheidungen nicht ausschließlich auf automatisierte Grundlagen gestützt werden. Konkret speichern wir zunächst die uns zur Verfügung gestellten Daten. Auf Basis dieser Angaben wird geprüft, ob eine Einladung zum Vorstellungsgespräch als Teil des Auswahlverfahrens in Betracht kommt. Bei grundsätzlicher Eignung erheben wir weitere personenbezogene Daten, die für die Auswahlentscheidung wesentlich sind. Kommen Sie für eine Einstellung in Betracht, informieren wir Sie über diese weiter zu erhebenden Angaben. 

Ihre personenbezogenen Daten werden auf folgenden Rechtsgrundlagen verarbeitet: 

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ergibt sich aus § 26 BDSG. Sofern Sie uns darüber hinaus Daten zu Ihrer Person freiwillig mitteilen, verarbeiten wir diese auf der Grundlage Ihrer widerrufbaren Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a, Art. 7 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG. 

5. Kategorien der personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden 

Wir verarbeiten die Daten von Ihnen, die Sie uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens zur Verfügung stellen. Dazu zählen regelmäßig: - Vor- und Familienname, - Geburtsname, -datum und -ort, - Staatsangehörigkeit - Kontaktdaten (Anschrift, Tel.-Nr., E-Mail-Adresse), - Angaben über familiäre Verhältnisse (Familienstand, Ehepartner/in, Kinder) - Lichtbild - schulischer und beruflicher Werdegang - inkl. Qualifikationen und Arbeitszeugnisse, außerbetriebliche Aus- und Fortbildung, Studium - weitere im Verlauf des Auswahlverfahrens zu erhebende Angaben (s. Ziff. 4) Sofern Sie einen Antrag auf Reisekostenerstattung stellen, benötigen wir darüber hinaus auch Ihre Bankverbindungsdaten. 

6. Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten 

Ihre Daten werden in dem zur Durchführung des Personalauswahlverfahrens erforderlichen Umfang weitergegeben an: 
- verwaltungsinterne Abteilungen bzw. Personen, soweit diese mit der Einstellung zu befassen sind 
- Personalvertretung (Personalrat, Frauenvertretung, Schwerbehindertenvertretung), soweit entsprechende Beteiligungsrechte bestehen 
- die mit der Anwendung der Bewerbungsmanagementsoftware befasste Firma BITE GmbH, Magirus-Deutz-Straße 16, 89077 Ulm, Telefon: +49 731 141150-0, E-Mail: im Rahmen einer Auftragsverarbeitung. 
- Ggf. setzen wir weitere streng weisungsgebundene Dienstleister (sogenannte Auftragsverarbeiter) ein, die uns z. B. in den Bereichen EDV (Videokonferenztools zur Durchführung von Videointerviews) oder der Archivierung und Vernichtung von Dokumenten unterstützen und mit denen gesonderte Verträge zur Auftragsverarbeitung geschlossen wurden. 

Weitere Datenübermittlungen - auch an Dritte für Werbezwecke - finden nicht statt. 

7. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland 

(= außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraumes) 

Ihre Angaben werden nicht an ein Drittland oder eine internationale Organisation übermittelt. 

8. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten 

- Ihre im Rahmen des Personalauswahlverfahrens gewonnenen personenbezogenen Daten löschen wir in der Regel nach sechs Monaten. 
- Die Aufbewahrung bzw. Speicherung der Angaben ist im Rahmen vorgenannter Fristen ist für den Fall etwaiger Klagen erforderlich. 
- Bei einer Einstellung werden Sie gesondert über die dann geltenden Regelungen zum Umgang mit Ihren Personaldaten informiert (s. Ziff. 4). 
- Sofern es nicht zu einer Einstellung gekommen ist, Ihre Bewerbung aber weiterhin für uns interessant ist, fragen wir Sie, ob wir Ihre Bewerbung für künftige Stellenbesetzungen weiter vorhalten dürfen. Sollten Sie Ihre Einwilligung erteilen, dass wir Ihre Bewerbung auch nach dem Ablauf von sechs Monaten für andere Stellen in Betracht ziehen dürfen, deren Anforderungen zu Ihrem Profil passen könnten, speichern wir Ihre Daten bis auf Widerruf, jedoch nicht länger als ein Jahr. 

9. Quellen der Daten 

Wir verarbeiten nur die personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens zur Verfügung stellen. 

10. Betroffenenrechte 

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu: 

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO). Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17, 18 DSGVO). Das Recht auf Löschung nach Art. 17 Abs. 1 und 2 DSGVO besteht jedoch u. a. dann nicht, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich ist zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt (Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO). Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, können Sie der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten durch uns jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, verarbeiten wir in der Folge Ihre Daten nicht mehr. Sollten Sie uns eine Einwilligung erteilen, sind Sie berechtigt, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen; bis zum Zeitpunkt des Widerrufs vorgenommenen Verarbeitungen bleiben dabei in ihrer Rechtmäßigkeit erhalten (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Ferner steht Ihnen ein Recht auf Übertragung der Daten an Sie oder an einen anderen datenschutzrechtlich Verantwortlichen zu (Art. 20 DSGVO). Soweit Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüfen wir, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind. Weiterhin besteht ein Beschwerderecht bei 

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit 
Friedrichstraße 219, Besuchereingang: Puttkamerstraße 16-18 (5. Etage) 
10969 Berlin 
Telefon: +49 30 13889-0 
Telefax: +49 30 2155050 

11. Pflicht zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten 

Aus den in Ziff. 4 angegebenen Rechtsgrundlagen ergibt sich die Pflicht, die erforderlichen personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen. Wird diese Verpflichtung nicht erfüllt, können wir Ihrer Bewerbung nicht nähertreten.